Семь случаев, когда организатору мероприятия стоит обращаться к крупным подрядчикам. (Евгений Викки)
Семь случаев, когда организатору мероприятия стоит обращаться к крупным подрядчикам.
Несмотря на свою насыщенность, российский рынок event-услуг очень неоднороден. При огромном количестве участников большинство из них — это маленькие организации из 2—5 человек, занимающиеся проведением небольших праздников. Опыт таких компаний различен и зачастую невелик. Образование сотрудников редко связано с бизнесом — чаще это режиссура.
Причина такого всплеска на рынке событий понятна: как только человек считает себя самостоятельным, он хочет работать на себя. Кроме того, для режиссеров характерен индивидуализм — творческому человеку всегда комфортнее, когда он - последняя инстанция, принимающая решения.
С этой точки зрения, у небольших компаний есть плюс: они дают заказчикам возможность напрямую поработать с автором креативных решений. Но всегда ли это самое важное для успеха проекта?
В этой статье мы рассмотрим семь случаев, когда потенциальному клиенту может потребоваться помощь более серьезных компаний, специализирующихся на event-менеджменте.
1
ПОСТАВЛЕНА КОМПЛЕКСНАЯ ЗАДАЧА
Знаний, связанных с праздниками, не всегда достаточно, чтобы верно понять цель заказчика. В некоторых случаях для наилучшего контакта с клиентом переговорщик должен иметь образование менеджера.
Всегда хорошо, когда написанием сценария занимаются режиссеры, администрированием — администраторы, менеджерской работой — менеджеры. Еще лучше, когда работой с клиентами занимаются люди с опытом работы в различных отраслях и двумя высшими образованиями, одно из которых — менеджемнт. Благодаря этому у заказчика появляется возможность общаться с подрядчиком на одном языке. Понимание проблем компании, стратегических целей праздника, личных задач HR-менеджера (первый праздник в новой компании, новые задачи от руководства и т. п.) — все это очень важно. Также важно учитывать различия между отраслями: IT-специалисты и поставщики строительного песка отдыхают, танцуют, играют и пьют по-разному.
Если контроль над исполнением проекта ведут не только режиссер, но и менеджер проекта, это значительно снижает субъективность работы режиссера и артистов. Контакт с клиентом — одна из важнейших задач менеджера проекта, режиссер в данном случае отвечает за творческую часть. Области ответственности пересекаются незначительно, позволяя гибко управлять ситуацией в целом.
2
НЕСТАНДАРТНЫЙ ФОРМАТ МЕРОПРИЯТИЯ
Успех средних и крупных проектов в сфере event-менеджмента зависит не только от яркости креатива, но и от качества организации. Как правило, чем крупнее компания, тем шире ее база субподрядчиков — артистов, поставщиков развлечений, площадок. Оптимальная логистика: работа транспорта, подрядчиков, артистов, технических служб, кейтеринга, обеспечение электричеством, туалетами, охраной, медпомощью и многие другие вопросы — это тоже удел профессиональной компании с обширными связями, большим опытом работы и известностью на рынке.
В крупной компании есть возможность назначать команду специально под проект для данной компании. На выходе это дает оптимальную комбинацию творческих, технических и административных ресурсов для решения даже самых масштабных задач.
3
РАЗВИТИЕ
Развитие идей и обмен информацией в небольших компаниях идут медленно. Одна из причин — субъективность взгляда единоличного хозяина, привычки. В компании с поставленным менеджментом значительно выше заинтересованность всех и каждого в обучении, больше примеров, обмена опытом. Также в большой компании у режиссера есть шанс получить критическую профессиональную оценку руководства и коллег, тогда как в компаниях-карликах такое невозможно.
В небольших компаниях проекты делаются быстрее, а отчеты обычно не составляются — все держится в голове. Накопленная информация: о подрядчиках, особенностях заказчика, удачах и не дочетах проведенных проектов — переходит к новым сотрудникам лишь урывками. С уходом кого-то из специалистов обычно остается мало следов от их работы. В крупной компании отчеты и частично формализованная передача опыта, собрания и базы данных — обязательны.
4
СЕРЬЕЗНЫЙ МАСШТАБ АКЦИИ
Небольшие компании чаще делают мелкие и средние праздники. Они с удовольствием возьмутся за большой проект — но следует проанализировать, каков их реальный опыт в этом секторе. У крупных организаторов мероприятий есть еще один плюс: как правило, они пользуются большим доверием субподрядчиков и могут получать от них более мягкие условия по совместной работе. Таким образом, одного слова администратора крупной компании может хватить для получения уникальных условий для праздника (редкое игровое оборудование, бронирование площадок, артистов и т. п.). Для заказчика это может означать выигрыш во времени и снижение затрат.
5
ТРЕБУЕТСЯ ПОЛНАЯ ПРОЗРАЧНОСТЬ
К сожалению, далеко не все мелкие подрядчики легализованы и «прозрачны». Это автоматически исключает их из списков участников тендеров для крупных заказчиков, придающих большое значение статусу и надежности.
6
УТВЕРЖДЕНИЕ БЮДЖЕТА — ЦЕЛАЯ ИСТОРИЯ
В крупной компании сметы прозрачны и составляются подробно и грамотно. Защищать такую смету перед руководством легче и удобнее. Сценарии праздника и презентации артистов и площадок также выглядят профессионально и презентабельно. Это возможно благодаря широкому штату сотрудников таких компаний и возможности работы с профессиональными дизайнерами и другими специалистами. Красота и стиль — одна из обязательных сторон работы профессионалов в области коммуникаций...
7
УРОВЕНЬ
Руководству требуется обслуживание высшего класса.
Когда выделение бюджета перестает быть проблемой, многие заказчики предпочитают привлечь к проекту компанию, репутация которой ни у кого не вызывает сомнений. Очевидно, что такая компания не рискнет идти на какую-либо авантюру и предоставит серьезные гарантия качества проекта.
Руководитель проектов компании «Гильдия Мастеров»,
Евгений Викки
для журнала "PR в России"
